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¿Cómo planear una conferencia Web satisfactoria?

Comunicarnos con otras personas a través de los ordenadores solía ser algo de ciencia ficción hace unos años, y como todo el mundo ya sabe, ya es una realidad bien asentada. Con la tecnología que hay hoy en día, la gente puede realizar conexiones cara a cara por medio de sus pantallas ya estén en la oficina de al lado o al otro lado del planeta. En la actualidad más que nunca, los negocios están relegando en las conferencias Web y los seminarios por Internet, como una solución cómoda y económica de comunicarse. Según la tecnología se está haciendo más asequible, muchas compañías y PYMES están optando por esta posibilidad en lugar de los caros viajes de negocios. En lugar de los gastos y los inconvenientes de reunir un amplio número de personas en auditorio para una gran presentación, ahora todo el mundo se puede reunir en una conferencia Web donde los participantes escuchan a los demás por sus ordenadores de forma simultánea. Para pequeños grupos, la interacción en tiempo real es posible para los participantes.

La conferencia Web es una manera estupenda y de bajo coste para poder comunicarse con diferentes departamentos, clientes, grupos técnicos externos y otros apartados en la Web. Elimina la necesidad la organizar viajes costosos donde ese incluye el hotel, el centro de reunión, transporte, dietas, etc. La conferencia Web o videoconferencia como también es llamado, ha evolucionado y mejorado en los últimos años y muchas compañías ya están exprimiendo al máximo las posibilidades que esta tecnología les da lo cual se puede hacer de una forma sencilla y rápida. De hecho, para montar una conferencia Web hoy en día, se necesita poco más que un ordenador, una cámara Web y una conexión a Internet. Por supuesto, los costes y la complejidad dependen de los requerimientos de la conferencia.


Mantener una reunión virtual permite a los participantes intercambiar documentos y trabajar en un entorno donde fotos, archivos y otros documentos pueden ser descargados y transferidos. De todos modos, hay varias maneras de planificar una conferencia Web para uno de estos seminarios, donde tenemos el primero basado puramente en ordenador, otro en desktop o en un sistema de estudio. El menos caro es el sistema basado en ordenadores, el cual por supuesto usa un ordenador, una Webcam y un software adicional como puede ser NetMeeting (u otro que elijamos) y una tarjeta codificadora / descodificadora. Si tu ordenador no tiene una cámara integrada, hay que incorporar una cámara externa, la cual simplemente debe ser conectada al puerto USB e instalar el software correspondiente.

Un sistema de desktop es otro paso en el sistema basado en ordenador donde se instala un hardware dedicado en el ordenador. Esto permite que haya unas transmisiones de audio y video mejoradas sobre el sistema mencionado anteriormente. Para usar ambos sistemas, tu ordenador necesitará una tarjeta de red, un micrófono y altavoces. De todos modos, si estamos usando cámaras Web y un software libre, debemos estar preparados para sacrificar calidad. La resolución con estos sistemas suele ser bastante pobre, aunque con el sistema de desktop se mejora en calidad.

Ofrecer la mejor calidad, pero con un incremento del precio, es  la elección de muchos con el sistema de estudio, donde una sala es suministrada con visores de documento, cámaras, controles y equipo para conmutar imágenes y presentaciones. Estos sistemas son usualmente usados en grandes compañías u organizaciones.

Hay varias opciones para poderse conectar a Internet, aunque las más comunes son dos: Las usadas sobre la red telefónica para la transferencia de datos, comúnmente llamada conexión ISDN, y las conexiones usando el protocolo IP sobre Internet. Las conexiones ISDN proveen de un ancho de banda consistente durante una de estas llamadas y se suelen usar en salas de conferencias con localizaciones externas. Las conferencias Web basadas en IP usan una conexión ethernet. Las llamadas se pueden desde el Internet público o usando una red de un proveedor y líneas E1 (o T1 dependiendo de donde estemos).

En la siguiente parte del artículo, empezaremos a ver como poner en marcha una conferencia Web desde el principio y con el mínimo de problemas. Lo puedes ver pulsando aquí.

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