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Funciones y limitaciones de Google Docs

Continuando con nuestro artículo sobre Google Docs, veremos que los requerimientos de este servicio son bastante sencillos. La única cosa de la que debemos preocuparnos es del navegador Web. Es compatible con los navegadores IE, Firefox y Safari y Google Chrome por el momento, aunque ya tienen que ser versiones modernas y no las más desfasadas. Hay también que tener habilitado JavaScript y los cookies para poder usar las aplicaciones. Para poder acceder a Google Docs primero hay que crear una cuenta con Google, lo cual es gratuito. Se necesita una dirección de correo válida y aceptar los términos de servicio de Google. Si ya tienes una cuenta en Gmail, ya tienes una cuenta disponible y válida. Esta cuenta ya te da acceso a muchas aplicaciones de Google, además de Google Docs.

Con una cuenta, los usuarios pueden crear un nuevo documento, hoja de cálculo o presentación, o subir un archivo existente al sistema. Google Docs es compatible con los siguientes formatos: archivos HTML, archivos de la serie Office como Word, Excel, PowerPoint entre otros, archivos, .rtf, ficheros de texto .txt y muchos otros. Los usuarios también pueden crear documentos al enviarlos directamente a una única dirección basada en el nombre con el que se registraron cuando crearon la cuenta de Google. Google asigna una larga cadena de números y letras a cada email para asegurar que cada una de ellas es única. Google Docs usa el asunto del correo electrónico con el nombre del documento y convierte el contenido en un documento. También se pueden añadir ficheros en el email, los cuales son transformados en un formato HTML y son salvados a la cuenta.


Te conviertes en el gestor de cualquier archivo que crees o importes a Google Docs. Los gestores pueden editar y borrar archivos y también invitar a colaboradores o simples espectadores. Los colaboradores pueden editar y exportar archivos. Los gestores pueden también elegir dar a los colaboradores la habilidad de invitar otros colaboradores dentro del proyecto. Los espectadores pueden visionar archivos y exportarlos, pero no están autorizados a editarlos.

Esta forma de organización que tiene Google Docs es simplemente un sistema de archivos y carpetas. Se pueden crear carpetas y subcarpetas para todos los archivos. Google ofrece varias maneras de ordenar los datos, incluido por orden alfabético o por las últimas actualizaciones. El espacio que ofrece para hacer el almacenamiento es grande, pero no es ilimitado. Cada vez se ofrece más espacio según se va mejorando el sistema, por lo que es mejor ir directamente a Google Docs y ver lo que ofrece en la actualidad. La meta que tiene Google es organizar el mundo de la información. Con esto en mente, la compañía ha integrado algunas funciones de búsqueda y gestión en el sistema que ya son conocidos.

Varias personas pueden ver y editar un archivo de Google Docs al mismo tiempo. Mejor aun, no tienen que preocuparse de crear copias duplicadas del mismo archivo. Con este sistema, cualquiera que está trabajando en un proyecto modifica un documento general. Según los usuarios hacen ediciones del documento, Google Docs hace un seguimiento de los cambios y etiqueta cada edición con el responsable de hacerlo. De esta manera, el gestor del documento puede ver los cambios y ver quién es el responsable de cada edición.

Google diseñó Google Docs para salvar de forma automática la información casi constantemente, guardando cada edición por un tiempo después de hacer cambios. Otros usuarios pueden ver las actualizaciones de forma instantánea. Mientras se trabaja con documentos o presentaciones, los usuarios pueden ver quién más está usando el archivo. Con las hojas de cálculo, los usuarios pueden hacer clic en una pestaña etiquetada como “conversar” (“discuss” en inglés), para chatear en tiempo real sobre el proyecto.

Existe la posibilidad de trabajar con documentos de Google Docs de forma offline, aunque esto no vale para las presentaciones y las hojas de cálculo. Esto se puede hacer con un software de edición de Google. Anteriormente esto significaba que los usuarios podían crear múltiples versiones del mismo archivo. Google solucionó el problema con la aplicación Google Gears, un programa que hacer que las aplicaciones Web sean más robustas.

Este software permite a los usuarios acceder al editor de Google offline. Una vez se reconecta el ordenador a Internet, Google Docs automáticamente sincroniza la copia offline del documento con la copia general almacenada en al cuenta de Google. Si otro usuario ha hecho ediciones a alguna de las secciones que has modificado, tus cambios no serán implementados. En lugar de eso, aparece una alerta del problema y da la oportunidad de comparar los cambios con respecto a la copia editada por el otro usuario. Si todavía se quiere que se hagan los cambios en el archivo general, se puede copiar y pegar al documento.

Por supuesto, hay algunas preocupaciones del funcionamiento de Google Docs, y sobre todo tratan de la seguridad. Lo veremos en la siguiente parte del artículo, el cual puedes ver pulsando aquí.

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