Se llama groupware y seguro que lo has oído antes en algún momento. Es un software que ayuda a que un gripo de personas trabajen en el mismo sistema o aplicación sin importar donde estén. Estos grupos suelen estar relacionados con servidores de correo, grupos de noticias y programas para chatear entre otras cosas. Hoy en día, algunas aplicaciones relacionadas con aplicaciones groupware las podemos encontrar en plataformas como Lotus Notes o Microsoft Exchange por ejemplo. Con estas dos plataformas de ejemplo nos podemos hacer una idea para lo que sirven estos programas.
Algunos expertos dividen el sistema de groupware en tres secciones, que son herramientas de comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativas. Las herramientas de comunicación incluyen correo electrónico y correo de voz entre otras cosas.
Las de conferencia obviamente incluyen voz, datos, video u foros de mensajes y chateos. Por último las colaborativas incluyen calendarios electrónicos, sistemas de gestión de proyectos y de trabajo.
Existen otros sectores que prefieren dividir el groupware en dos categorías relacionadas con el tiempo y otras dos relacionadas con el lugar. Cuando los empleados están usando una aplicación al mismo tiempo, se llama grupo síncrono. Sin embargo, gente que está usando la misma aplicación en momentos diferentes están usando grupos asíncronos. Las categorías basadas en lugar son localizadas, que son personas trabajando en el mismo lugar, y distantes, que es el groupware usado por la gente en distintos sitios.
Los negocios usan las aplicaciones en groupware por diferentes razones. Una de las principales es evitar el problema común de tener a muchos empleados en diferentes lugares teniendo que trabajar en la misma aplicación. Al conectarse en una red o intranet, los usuarios de un compañía repartidos por la ciudad, país o incluso en un ámbito internacional, acceden a la misma aplicación y se benefician de las funciones y opiniones de los demás usuarios.
La funcionalidad es un factor esencial en las comunicaciones. Si te puedes conectar al servidor de la compañía desde cualquier sitio, no necesitas estar en la oficina para poder acceder a un groupware.
Esta forma de trabajo puede ahorrar mucho en costes de viaje tanto para las compañías como para los empleados. Puede también habilitar la comunicación en tiempo real que de otra forma sería imposible. Permite un mejor entendimiento de los objetivos y metas del proyecto de los negocios en marcha. Sin embargo, no es el único motivo para su uso. Se usa también para resolver problemas de diversa índole, como pueden ser crisis financieras o técnicos.
Un ejemplo de los problemas que puede tener es por ejemplo la comunicación entre empleados. Muchas veces algunos empleados ven las cosas de forma diferente a otros empleados. Si están trabajando en la misma aplicación, puede solucionar estos problemas de forma conjunta.
Esto puede ahorrar a la compañía tiempo y dinero. Sin un groupware, esta colaboración en tiempo real sería imposible. Una de las herramientas más populares en este sentido son los programas de chatear corporativos.
